Respuesta corta. Un data room de pre-seed o seed es una carpeta ordenada con los documentos que un inversor revisa antes de invertir: los de la sociedad, la tabla de capitalización, las cuentas y cifras clave, los contratos importantes, la propiedad intelectual y el equipo. Tenerlo listo antes de la primera reunión acelera la ronda y demuestra que conoces tu propia empresa.
Lo que vas a aprender
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Qué es un data room y cuándo lo pedirá el inversor.
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Los documentos de cada bloque, diferenciando pre-seed y seed.
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Los documentos propios de una sociedad española que suelen olvidarse.
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Qué documentos añade cada sector: salud, alimentación, tecnología, hardware e inmobiliario.
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Cómo compartirlo por fases sin perder el control de tus datos.
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Qué pasa cuando los documentos no coinciden con lo contado: un caso real.
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Los errores que más rondas retrasan y una checklist para no olvidar nada.
El data room es una de las piezas de la preparación de una ronda (Cómo preparar una ronda pre-seed o seed). Es también la menos vistosa, y por eso la que más se deja para el final.
¿Qué es un data room y para qué sirve?
Definición un data room, o sala de datos, es el conjunto ordenado de documentos que una startup pone a disposición de un inversor para que compruebe lo que le ha contado.
Sirve para dos cosas. Para el inversor, es la base de su comprobación antes de invertir. Para ti, es la prueba de que lo que dices se sostiene.
«El deck abre la puerta. Los documentos deciden si te quedas.»
¿Cuándo te pedirá un inversor el data room?
Normalmente, después de una primera o segunda reunión positiva, cuando el inversor quiere avanzar. Si en ese momento empiezas a buscar documentos, pierdes semanas y transmites que no conoces bien tu empresa.
El momento del data room en una ronda
- deck
- resumen de una página
- tu historia
- tus cifras clave
- data room
- preguntas por escrito
- documentos legales de la inversión
Consejo Prepara el data room antes de la primera reunión, aunque no lo enseñes hasta que te lo pidan. Saber que existe te da seguridad y te ahorra improvisar en el peor momento.
¿Qué documentos incluye un data room de pre-seed y seed?
Los agrupamos en seis bloques. En pre-seed se pide lo esencial; en seed, más profundidad y más historia.
1. La sociedad
| Documento | Pre-seed | Seed |
|---|---|---|
| Escritura de constitución y estatutos vigentes | ✓ | ✓ |
| Nota simple o certificación reciente del Registro Mercantil | ✓ | ✓ |
| Declaración de titularidad real | ✓ | ✓ |
| Pacto de socios | Si existe | ✓ |
| Actas relevantes (ampliaciones, nombramientos) | — | ✓ |
| Nombramiento y poderes de los administradores | ✓ | ✓ |
2. El capital
| Documento | Pre-seed | Seed |
|---|---|---|
| Tabla de capitalización actualizada | ✓ | ✓ |
| Libro registro de socios al día | ✓ | ✓ |
| Rondas anteriores y sus condiciones | Si existen | ✓ |
| Instrumentos convertibles (préstamos convertibles, notas, SAFE) | Si existen | ✓ |
| Plan de incentivos y consolidación de participaciones (vesting) | Si existe | ✓ |
Definición la tabla de capitalización (cap table) es el documento que muestra quién es propietario de qué parte de la sociedad, antes y después de cada ronda.
Error frecuente Una tabla de capitalización que no cuadra con las escrituras ni con el libro registro de socios. Es de lo primero que se revisa, y una diferencia, por pequeña que sea, frena la ronda hasta que se aclara.
3. Cuentas y cifras
| Documento | Pre-seed | Seed |
|---|---|---|
| Cuentas anuales del último ejercicio depositadas (si las hay) | ✓ | ✓ |
| Cifras de gestión mensuales (ingresos, gasto, caja) | ✓ | ✓ |
| Previsión financiera con sus hipótesis | ✓ | ✓ |
| Métricas clave del negocio (clientes, retención…) | Lo que tengas | ✓ |
| Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social | ✓ | ✓ |
| Deudas, préstamos y ayudas públicas recibidas | ✓ | ✓ |
Lo que he visto He visto rondas frenadas durante semanas porque las cifras del deck no coincidían con las de la contabilidad. No había mala fe: había desorden. Pero el inversor no lo sabe, y la duda ya está sembrada.
4. Clientes y contratos
| Documento | Pre-seed | Seed |
|---|---|---|
| Contratos con clientes principales | Si los hay | ✓ |
| Contratos con proveedores críticos | Si los hay | ✓ |
| Acuerdos de distribución o canal | Si los hay | ✓ |
| Pilotos y cartas de intención | ✓ | ✓ |
5. Propiedad intelectual y tecnología
| Documento | Pre-seed | Seed |
|---|---|---|
| Cesión a la sociedad de lo creado por fundadores y colaboradores | ✓ | ✓ |
| Marcas registradas o solicitadas | Si existen | ✓ |
| Patentes (si aplica) | Si existen | ✓ |
| Dominio y cuentas clave a nombre de la sociedad | ✓ | ✓ |
| Licencias de software de terceros relevantes | — | ✓ |
Error frecuente Que el código o el diseño lo haya creado un colaborador externo o un fundador sin un contrato que ceda los derechos a la sociedad. Para un inversor, eso significa que la empresa no es dueña de su producto.
6. Equipo y cumplimiento
| Documento | Pre-seed | Seed |
|---|---|---|
| Organigrama y dedicación de cada fundador | ✓ | ✓ |
| Contratos de los fundadores y del equipo clave | Si existen | ✓ |
| Cumplimiento de protección de datos (RGPD) | ✓ | ✓ |
| Licencias o permisos del sector (si aplica) | ✓ | ✓ |
| Litigios o reclamaciones en curso | ✓ | ✓ |
¿Qué documentos de una sociedad española se suelen olvidar?
Si tu startup es una sociedad limitada española, hay piezas que el inversor o su abogado pedirán y que muchos fundadores no tienen a mano:
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Libro registro de socios actualizado. Tiene que reflejar cada entrada y salida de socios. Si no coincide con la tabla de capitalización, hay que corregirlo antes de la ronda.
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Nota simple o certificación del Registro Mercantil. Confirma quién administra la sociedad y que lo inscrito coincide con lo que cuentas.
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Declaración de titularidad real. Identifica a las personas que controlan la sociedad; se presenta con el depósito de cuentas.
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Certificados de estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social. Son rápidos de pedir y tranquilizan mucho.
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Ayudas y préstamos públicos. Si has recibido un préstamo de ENISA, una ayuda de CDTI o subvenciones, ten a mano las condiciones: algunas limitan lo que puedes hacer con la empresa o exigen comunicar cambios de capital.
Consejo Pide hoy los certificados y la nota simple aunque falten meses para la ronda. Si aparece algo que corregir, tendrás tiempo para hacerlo sin prisas.
¿Qué documentos añade cada sector?
Además de los seis bloques, cada sector tiene sus propios documentos críticos. Un inversor que conoce tu sector los pedirá; uno que no lo conoce, los preguntará igual.
| Sector | Documentos que suelen pesar |
|---|---|
| Salud | Autorizaciones sanitarias, marcado CE si es producto sanitario, evidencia clínica disponible, contratos con centros |
| Alimentación | Registro sanitario, fichas técnicas, etiquetado, contratos con fabricantes y distribuidores |
| Tecnología y servicios online | Arquitectura y proveedores críticos, licencias de código abierto, contratos de encargado del tratamiento (RGPD), seguridad |
| Hardware | Certificaciones (marcado CE y otras), contratos con fabricantes, costes por unidad, garantías |
| Inmobiliario y construcción | Licencias, situación registral de los activos, contratos de obra, seguros |
| Deporte | Licencias o permisos de las instalaciones, seguros, contratos con federaciones o marcas |
Ojo Esta tabla es orientativa. Lo que exige tu actividad depende de tu producto y de cada país: confírmalo con un asesor del sector.
¿Qué pasa cuando los documentos no coinciden con lo que se contó?
Pasa más de lo que parece. A medida que la caja se vacía, la presión por conseguir el dinero crece, y en algunos casos los documentos se presentan de forma confusa para que no se note lo que no cuadra. Es el error más caro que se puede cometer en una ronda.
Lo que he visto Recuerdo una empresa que importaba ropa de países euroasiáticos, como Turquía, a Europa occidental: prendas de calidad, distintas, propias de esos países. La distribuía a través de agentes del sector para venderla en tiendas y también vendía directamente. Como idea parecía muy interesante y escalable, y ya facturaba, así que podía enseñar números reales. El problema es que las cifras no coincidían, prácticamente ninguna, con lo que se contaba. Los costes de los productos eran más altos de lo que se decía. Y muchos de los «contratos cerrados» con clientes de Europa occidental no eran contratos: eran intenciones de compra o acuerdos para reunirse y negociar, sin ningún compromiso firme. Cuando vas sumando documento a documento y en cada uno aparece una diferencia entre lo que se dijo y la realidad, salta la alarma y la confianza se pierde de golpe. Aquella startup perdió la oportunidad.
Lo que el inversor va a comprobar no se puede maquillar. Para eso existe la due diligence. Se hacen entrevistas, se cruzan cifras y, si hay contratos, se llama a quien los firmó. Nadie invierte una cantidad importante sin hacer esas comprobaciones.
Consejo Llama a cada cosa por su nombre en tu data room. Un contrato firmado, una carta de intención y una reunión pactada valen cosas distintas, y las tres suman si están bien etiquetadas. Si las mezclas, el inversor las descontará todas.
¿Cómo se organiza un data room para que se lea en minutos?
Un data room bien ordenado se lee rápido y transmite control. Uno desordenado obliga al inversor a preguntar, y cada pregunta retrasa la ronda.
- Una carpeta por bloque, numerada en el mismo orden que esta guía.
- Un índice en la primera carpeta, con lo que hay en cada una y su fecha.
- Nombres de archivo claros:
03_Cuentas_2025_depositadas.pdf, nodoc_final_v3.pdf. - Fecha en cada documento y la versión vigente marcada.
- Lo que falta, dicho: mejor una nota «En preparación, listo el [fecha]» que un hueco sin explicar.
- Accesos controlados: comparte con permisos de solo lectura y registro de accesos si tu herramienta lo permite. En pre-seed suele bastar una carpeta compartida en la nube con permisos de solo lectura y enlaces que caducan.
Estructura de carpetas recomendada
- lista de documentos
- fechas
- escritura
- estatutos
- Registro Mercantil
- cap table
- libro de socios
- rondas
- cuentas
- cifras mensuales
- previsión
- contratos
- pilotos
- cesiones
- marcas
- organigrama
- contratos
- cumplimiento
Hazlo con método ¿Sabes qué documentos te faltan hoy? El informe del fundador de Startup Index Score incluye la lista de documentos de tu data room con su estado: los que ya tienes y los que conviene preparar. Empieza gratis: tu nivel de 1 a 5 y tus tres primeras prioridades. (Qué obtienes: informe y dossier de ejemplo)
¿Hay que enseñarlo todo a la vez? Compartir por fases
No. Enseñarlo todo el primer día no genera más confianza y sí más riesgo. Lo prudente es abrir el data room por fases, a medida que crece el interés del inversor:
Qué compartir en cada fase
- deck
- resumen de cifras
- equipo
- sociedad
- capital
- cuentas
- cifras mensuales
- contratos completos
- datos sensibles
- detalles técnicos
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Datos personales. Si un documento contiene datos de clientes o de empleados, comparte versiones resumidas o anonimizadas. El RGPD sigue aplicándose aunque el destinatario sea un inversor.
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Información estratégica. Precios por cliente, código fuente o acuerdos confidenciales con terceros, mejor en la última fase y solo si son necesarios.
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Contratos con cláusula de confidencialidad. Revisa si puedes enseñarlos; a veces necesitas permiso de la otra parte o mostrar solo un resumen.
¿Hay que pedir un NDA al inversor?
Depende de la fase y del inversor. Muchos business angels y fondos no firman acuerdos de confidencialidad (NDA) para ver un deck o una primera presentación: ven cientos de proyectos y no pueden comprometerse con todos. Pedirlo demasiado pronto puede cerrar puertas.
Lo razonable es otra cosa: no compartir nada que no podrías permitirte ver en otras manos hasta que el interés sea serio. En la fase de revisión, con información sensible de por medio, sí es habitual firmar un acuerdo de confidencialidad, y entonces conviene que lo revise un abogado.
Consejo Más que el NDA, te protege decidir qué compartes y cuándo, y dejar registro de los accesos.
¿Cómo responder a las preguntas por escrito del inversor?
Tras revisar el data room, el inversor suele enviar una lista de preguntas. Cómo respondas pesa tanto como los documentos.
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Responde en un solo documento, con la pregunta y la respuesta numeradas, y enlaza el documento que lo respalda.
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Responde lo que se pregunta, sin adornos. Si no sabes algo, di cuándo lo sabrás.
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Mantén la coherencia: cada cifra de tus respuestas debe coincidir con el data room y con el deck.
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Responde rápido. Una semana de silencio se interpreta como un problema.
(Las preguntas que te hará un inversor)
¿Qué cambia entre un data room de pre-seed y uno de seed?
| Concepto | Pre-seed | Seed |
|---|---|---|
| Extensión | Corta: lo esencial | Más completa, con historia |
| Cifras | Primeras métricas y caja | Series mensuales y métricas de crecimiento |
| Contratos | Pilotos y cartas de intención | Contratos firmados con clientes |
| Capital | Fundadores y, si acaso, una ronda pequeña | Rondas anteriores, convertibles y plan de incentivos |
| Lo que más pesa | Que la sociedad esté limpia y el producto sea suyo | Que las cifras se puedan comprobar |
Enlace: (Pre-seed, seed y business angels: qué te piden en cada etapa)
¿Cuáles son los errores más frecuentes en un data room?
| Error | Por qué retrasa la ronda | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Cifras del deck que no coinciden con la contabilidad | El inversor duda de todo lo demás | Una sola fuente de cifras, revisada antes |
| Cap table desactualizada | Hay que rehacerla antes de seguir | Actualizarla tras cada movimiento |
| Propiedad intelectual sin ceder | La empresa no es dueña de su producto | Contratos de cesión firmados |
| Documentos sin fecha o versiones mezcladas | Obliga a preguntar | Fecha y versión vigente marcada |
| Prepararlo cuando lo piden | Semanas perdidas en el momento clave | Tenerlo listo antes de la primera reunión |
| Enseñarlo todo el primer día | Riesgo innecesario con datos sensibles | Compartir por fases |
| Esconder lo que falta | Si se descubre, rompe la confianza | Decir qué falta y cuándo estará |
Checklist del data room
Checklist del data room pre-seed y seed
Lista orientativa. Puedes imprimirla.
También tienes esta lista como herramienta interactiva. (Checklist interactiva del data room)
¿Qué hace un inversor con tu data room?
Lo usa para comprobar lo que le contaste. Cruza tus cifras con tus documentos, revisa que la sociedad esté limpia y busca lo que podría complicar la inversión. Si eres inversor y quieres saber qué pedir y cómo leer las cifras, tienes la guía de due diligence para business angels. (Due diligence para business angels)
En resumen
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Un data room es la prueba de lo que cuentas.
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Seis bloques: sociedad, capital, cuentas, contratos, propiedad intelectual y equipo, más los documentos de tu sector.
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En España, revisa el libro registro de socios, la titularidad real y los certificados antes de que te los pidan.
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Comparte por fases y protege los datos personales.
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Ordénalo por carpetas numeradas, con índice y fechas, y tenlo listo antes de la primera reunión.
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Di lo que falta y cuándo estará: esconderlo rompe la confianza.
Hazlo con método Comprueba hoy qué documentos tienes y cuáles te faltan. La evaluación es gratuita y lleva 30–40 minutos: sales con tu nivel, de 1 a 5, y lo primero que corregir. (Empieza la evaluación)
Preguntas frecuentes
¿Necesito un data room para una ronda pre-seed? Sí, aunque más sencillo que en seed. Incluso en pre-seed, un inversor querrá ver los documentos de la sociedad, la tabla de capitalización, tus cifras clave y que la propiedad intelectual sea de la empresa. Tenerlo ordenado acelera la ronda y transmite que conoces tu startup.
¿Qué es lo primero que revisa un inversor en un data room? Suele empezar por la tabla de capitalización y los documentos de la sociedad, para saber quién es dueño de qué, y por las cifras clave, para comprobar lo que le contaste. Si algo no cuadra en esos dos bloques, todo lo demás se mira con más desconfianza.
¿Cuánto se tarda en preparar un data room? Depende de lo ordenada que esté tu startup. Si tus documentos están al día, unos días. Si hay que regularizar la tabla de capitalización, el libro de socios o ceder propiedad intelectual, semanas. Por eso conviene empezar antes de buscar inversión, no cuando te lo pidan.
¿Debo pedir a un inversor que firme un NDA? Para ver un deck o una primera presentación, muchos inversores no firman acuerdos de confidencialidad, y pedirlo pronto puede cerrar puertas. En la fase de revisión, con información sensible, sí es habitual firmarlo. Lo que más protege es decidir qué compartes y cuándo.
¿Qué hago si me falta algún documento? Dilo con claridad y con fecha: «En preparación, listo el día X». Un inversor acepta un hueco explicado; lo que no acepta es descubrirlo por su cuenta. El informe de Startup Index Score te dice qué documentos faltan hoy para que los prepares a tiempo.
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Fuentes
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Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos: eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
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Esta guía recoge la práctica habitual en rondas pre-seed y seed y la experiencia de Jordi Gil. No sustituye el asesoramiento legal ni fiscal para tu caso.
Sobre el autor
Jordi Gil es el creador de Startup Index Score. Lleva casi 30 años desarrollando proyectos y acompañando a startups en América, Europa y Asia. (Conoce a Jordi Gil)